Persónuverndarstefna

Fjölbrautaskólinn við Ármúla vinnur með persónuupplýsingar til að uppfylla lagalegar skyldur sínar (sjá lög um framhaldsskóla nr. 92/2008).

Fjölbrautaskólinn við Ármúla leggur áherslu á að tryggja að öll meðferð persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Markmið laganna er að stuðla að því að farið sé með persónupplýsingar í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs og tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga og frjálst flæði þeirra á innri markaði Evrópska efnahagssvæðisins.

Markmið persónuverndarstefnu Fjölbrautaskólans við Ármúla er að auðvelda einstaklingum að sjá hvaða persónuupplýsingum skólinn safnar, í hvaða tilgangi þeim er safnað og hvernig farið er með slík gögn.

Hvað eru persónupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem hægt er að tengja við einstakling, t.d. nafn, kennitala, staðsetningargögn, ljósmynd, IP-tölur og önnur netauðkenni. Nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum má finna í 2. og 3. tl. 3. greinar laga nr. 90/2018

Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Tilgangur söfnunar þessara upplýsinga er að tryggja að nemendur og starfsmenn eigi greiðan aðgang að upplýsingum sem þá varða og að skólinn geti staðið við skyldur sínar gagnvart nemendum, starfsmönnum og umsækjendum um nám og störf við stofnunina.

Öll vinnsla persónuupplýsinga er unnin í skýrum tilgangi og byggð á lögmætum grundvelli. Áhersla er lögð á að ekki verði gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en nauðsynlegt er.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla tryggir að eingöngu þeir aðilar sem til þess hafa heimild, hafi aðgang að upplýsingum um nemendur og starfsmenn.

Hvaða persónuupplýsingar eru skráðar eða geymdar í FÁ?

Upplýsingakerfið INNA:

• Grunnupplýsingar um nemendur s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang.
• Grunnupplýsingar um forráðamenn s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang
• Grunnupplýsingar um starfsmenn s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang
• Námsferlar nemenda, einkunnir, yfirlit yfir verkefnaskil og mat á námi úr öðrum skólum.
• Viðvera nemenda.
• Vinnumat kennara, launaröðun, yfirlit yfir sérverkefni og starfshlutfall.
• Myndir af nemendum og starfsfólki (valkvætt- nemendur og starfsmenn setja myndir inn sjálfir).

ORRI, fjárhags- og launabókhaldskerfi:

• Nafn, kennitala, símanúmer og heimilisfang starfsmanna.
• Upplýsingar um launareikning starfsmanna (vegna launagreiðslna).
• Forsendur launaútreikninga.
• Aðild að stéttafélagi.
• Viðvera, skráning á fjarveru/leyfum.
• Ráðningasamningar.
• Afrit af leyfisbréfum kennara.

Gegnir, landskerfi bókasafna:

• Nafn, kennitala og heimilisfang nemenda og starfsmanna.
• Útlán safnefnis.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla er afhendingaskyldur aðili skv. lögum um opinber skjalasöfn nr.77/2014 . Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru því sem fellur undir gildissvið laganna nema fá til þess sérstaka grisjunarheimild þjóðskjalavarðar. Málasafn skólans er vistað í skjalastjórnunarkerfinu GoPro. Sem dæmi um persónuupplýsingar sem skólinn varðveitir og mun skv. lögum senda Þjóðskjalasafni eru:

• Erindi sem tekin eru fyrir á fundum skólaráðs.
• Greiningagögn nemenda sem berast skólanum.
• Heilsufarsupplýsingar.

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Persónuupplýsingar sem skráðar eru í INNU koma frá nemandanum sjálfum og eða forráðamönnum hans, stjórnendum og kennurum. Skilaboð sem send eru innan INNU eru varðveitt í INNU. Bréf og tölvupóstar er varða nemendur og starfsmenn skólans eru varðveittir í samræmi við innihaldið. Upplýsingar um sérþarfir nemenda koma frá nemandanum sjálfum og/eða forráðamönnum. Upplýsingar sem skráðar eru í ORRA, fjárhags- og launabókhaldskerfi koma frá starfsmanninum sjálfum. Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða eða frá forráðamönnum ólögráða nemenda. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingar borist frá þriðja aðila.

Afhending persónuupplýsinga til þriðja aðila

Fjölbrautaskólinn við Ármúla miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum eða þegar viðkomandi aðili hefur óskað eftir því og gefið samþykki fyrir.

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Fjölbrautaskólinn við Ármúla leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Skólinn ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á vegum hans.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga. Skólinn gerir vinnslusamninga við þá vinnsluaðila sem hýsa gögn skólans. Krafa er gerð um að viðkomandi vinnsluaðilar uppfylli kröfur persónuverndarlaga.

Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum

Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar skólinn vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Einstaklingar geta farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um þá verði eytt, nema skólanum beri skylda til að varðveita þær samkvæmt lögum, eða að eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti einstaklings til persónuverndar. Beiðnir um afhendingu persónuupplýsinga skal senda á þar til gerðu eyðublaði á netfangið personuvernd@fa.is

Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, t.d. til annars skóla, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhentar á algengu tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila. Í þeim tilvikum þar sem vinnsla skólans byggir á samþykki getur sá sem samþykkið veitir alltaf afturkallað það.

Myndir

Myndir í auglýsingaefni skólans, á vefsíðu hans eða á samfélagsmiðlum á vegum hans og nemendafélags skólans eru aðeins birtar ef fyrir liggur heimild frá nemanda, (ef við á) forráðamanni, eða starfsmanni ef myndin beinist að viðkomandi sérstaklega. Ætíð skal orðið við beiðni nemanda, (ef við á) forráðamanni eða starfsmanni sem mynd beinist sérstaklega að, um að fjarlægja mynd af vefsíðu eða samfélagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtinga er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er í fókus myndarinnar. Nemandi, (ef við á) forráðamaður nemanda og starfsmaður getur farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar án þess að gefa upp ástæðu þess. Skal þá fjarlægja mynd eins skjótt og auðið er.

Rafræn vöktun - öryggismyndavélar

Rafræn vöktun með öryggismyndavélum í húsnæði skólans og á lóðum byggir á lögmætum hagsmunum og er metin nauðsynleg á grundvelli öryggis og eignavörslu, til að varna því að eigur séu skemmdar eða farið sé um skólann í leyfisleysi.

Öryggismyndavélar í Fjölbrautaskólanum við Ármúla eru stilltar þannig að upptaka hefst þegar vél skynjar hreyfingu. Þær eru á eftirtöldum stöðum:

• Allir inngangar skólans
• Allir gangar skólans og alrými (Steypan og gangar við kennslustofur, stjórnendagangur, stigagangar)
• Matsalur
• Fyrirlestrarsalur
• Húsnæði að utanverðu á öllum hliðum
• Við innkeyrslu inn á lóð skólans

Sérstakar merkingar eru settar upp um öryggismyndavélar til að gera þeim sem eiga leið um húsnæði og lóðir skólans viðvart um vöktunina, hvort sem um er að ræða nemendur, forráðamenn, starfsfólk og gesti. Vöktunin er kynnt nemendum og starfsfólki. Myndefni sem verður til við vöktun er vistað á sérstökum netþjóni innan skólans. Það er aðeins skoðað ef upp koma atvik sem varða öryggi og/eða eignavörslu, s.s. slys, þjófnaður eða skemmdarverk. Myndefnið er varðveitt að hámarki í 30 daga og eyðist þá sjálfkrafa.

Myndefni sem verður til við vöktun er ekki afhent öðrum og ekki unnið með það nema með samþykki þess sem upptakan er af eða með heimild Persónuverndar. Undantekning frá því er afhending upptöku til lögreglu, varði þær upplýsingar slys eða meinta refsiverða háttsemi.

Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig skólinn varðveitir eða vinnur persónuupplýsingar geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa/tengilið sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum. Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Fjölbrautaskólans við Ármúla á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar www.personuvernd.is

Fyrirspurnir má senda á netfangið (personuvernd@fa.is) en persónuverndarfulltrúi skólans er Jón Páll Hilmarsson hdl. (jonpall@pacta.is).

Endurskoðun

Fjölbrautaskólinn við Ármúla getur breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig skólinn vinnur með persónuupplýsingar. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verð birt og tilkynning þess efnis hefur birst á heimasíðu skólans.

Þessi persónuverndarstefna er fyrst birt á heimsíðu Fjölbrautaskólans við Ármúla í september 2019 og uppfærð í september 2023.

Magnús Ingvason, skólameistari